Á aðalfundi SSA, Sambands sveitarfélaga á Austurlandi, 26.-27. september 2008 var samþykkt að starfshópur yrði skipaður. Skyldi hópurinn setja fram tillögur og hugmyndir að leiðum til að auka samstarf stoðstofnana og sveitarfélaga með það að markmiði að samþætta þjónustu og starfsemi viðkomandi aðila sem tengist atvinnu- og menningarmálum, ferðaþjónustu, fræðslu- og rannsóknarstarfi í fjórðungnum. Ráðgjafarfyrirtækið ALTA var falið að vinna með stýrihópi tillögur sem lagðar voru fyrir aðalfund SSA í september 2009 og bar yfirskriftina „Framtíðarskipulag samstarfs sveitarfélaga á Austurlandi“.

Í kjölfarið vann stýrihópurinn áfram að verkefninu og eftir að hafa afmarkað starfsvið hans var gengið út frá að í verkefninu tækju þátt stofnanir og verkefni sem:

·        veita sveitarfélögunum eða íbúum þeirra þjónustu,

·        sveitarfélögin eiga öll aðild að (stjórnunarlega eða með kostnaðarþátttöku),

·        sveitarfélögin hefðu eitthvað yfir að segja.

Síðar, m. a. vegna athugasemda frá Markaðsstofu Austurlands og Þekkingarneti Austurlands um að fá ekki aðkomu að vinnunni, var settur saman vinnuhópur í upphafi árs 2011 er vann skýrsluna „Tillögur um sameiningu stoðstofnana á Austurlandi“ og þar sem farið er yfir hugmyndir að sameiningu stoðstofnanna á Austurlandi og auknu samstarfi þeirra og sveitarfélaga á Austurlandi.

Skýrslan liggur nú fyrir og er kaflaskipt. Í kafla 2 er farið yfir markmið vinnunnar og þá starfsemi sem um ræðir. Meginmarkmið eru að: Bæta aðgengi notenda að þjónustunni, einfalda stjórnsýslu - auka samráð og samþættingu og ná fram hagræðingu með því að samnýta mannauð og aðstöðu. Farið er yfir starfsemi umræddra stofnanna sem og tengda starfsemi hjá sveitarfélögum á Austurlandi. Þær stofnanir sem um ræðir eru Samband Sveitarfélaga á Austurlandi (SSA), Þekkingarnet Austurlands (ÞNA), Þróunarfélag Austurlands (ÞFA), Markaðsstofa Austurlands (MA) og Menningaráð Austurlands (MRA). Rætt er hvernig starfsemi stofnananna fléttast saman við tiltekna starfsemi sveitarfélaga, sérstaklega starf ferða- , atvinnu- og menningarfulltrúa sveitarfélaganna.

Í kafla 3 er leitast við að skilgreina þjónustu sameinaðrar stofnunar út frá hugmyndum um „one-stop-shop“ sem settar hafa verið fram í stefnu iðnaðarráðuneytisins. Nú er stoðþjónusta veitt í flestum þéttbýliskjörnum á Austurlandi, frá stoðstofnunum eða sveitarfélögum. Þjónusta er skilgreind sem grunnþjónustu og/eða sérhæfða þjónusta er snýr að sérstöðu viðkomandi svæða. Tillaga er um að skilgreina tvo þjónustukjarna á Egilsstöðum og á Reyðarfirði sem hefðu víðtækara hlutverk gagnvart öllum fjórðungnum. Jafnframt verði tryggð ákveðin dreifsetning á þjónustu með starfsstöðvum á flestum þéttbýlisstöðum og að ekki séu færri en tveir á hverri starfsstöð, til að tryggja grunnþjónustu en til viðbótar skapa svigrúm til sérhæfingar.

Í kafla 4 eru settar fram hugmyndir að sameiningu og samþættingu stoðkerfisins. Til hliðsjónar er höfð tillagan er úr fyrri starfshópi sem lögð var fram í apríl 2010. Tillaga þessa starfshóps lítur að sameinaðri sjálfseignarstofnun með 7 manna stjórn og 2 fagráðum. Fjallað er um núverandi samstarf stoðstofnana sem og stefnu ríkisvaldsins.

Í kafla 5 er farið yfir með hvaða hætti ofangreindar stoðstofnanir geta sameinast með tilliti til rekstrarforms, fjármála, eigenda og stofnaðila. Einnig er umfjöllun um tengd hagsmunasamtök og félög sem umræddar stoðstofnanir halda utan um rekstur á, þ.e. Ferðamálasamtök Austurlands, Vaxtarsamning Austurlands og Atvinnuþróunarsjóð Austurlands.

Í kafla 6 er farið yfir rekstur stofnananna 2009 og 2010 og sett fram áætlun fyrir 2011. Jafnframt er tekið saman yfirlit yfir helstu fjármögnunar- og verkefnasamninga stofnananna til að skýra frekar tekjuflæði á ársgrundvelli.

Í kafla 7 er farið yfir næstu skref í vinnunni og settar fram tillögur um að farið verði í sameiginlega stefnumótun með sveitarfélögum, stjórnum og starfsmönnum varðandi áherslusvið og verkefni, greint verði með hvaða hætti verkefnið tengist þeim hugmyndum sem verið er að vinna um sameiningu og aukið samstarf sveitarfélaga á Austurlandi, hafin verði vinna á því að skilgreina gæðaviðmið, unnin verði greining á mannauði og fræðsluþörf innan stofnanna o. fl.

Á næstunni munu stjórnir tilheyrandi stofnana fara í gegnum innihald skýrslunnar og leggja mat sitt á hana. Hið sama gildir um sveitarfélögin, að þau rýni vel í framsettar hugmyndir, sem sjálfsagt falla fólki misvel í geð. Alltént hefur starfshópurinn lokið við mikla vinnu, skilað af sér afurð og verður fróðlegt að fylgjast með hvort og hverjar þær breytingar verða á samstarfi stoðstofnana og sveitarfélaga.